Meisten ist es ein Telefonat, bei mir haben sich die MWST-Behörden mit einem Email gemeldet und eine MWST-Revision der Bücher eines meiner Mandanten angekündigt. Gemäss BDO Schweiz sind es ca. 9000 Kontrollen bei MWST-pflichtigen, die die Eidgenössische Steuerverwaltung jedes Jahr führt.

Mein Mandant war durch diese bevorstehende MWST-Revision beunruhigt, ich – gelassen 😊. Ich hatte den Mandat erst vor zwei Jahren übernommen, also nicht alle fünf der zu prüfenden Steuerperioden waren unter meiner Verantwortung. Und ich wusste, dass die ersten Jahren etwa chaotisch waren. Trotzdem war ich gelassen.

Mein Ziel ist, durch diesen Beitrag die Angst vor amtlichen Revisionen, also hier einer MWST-Revision, weg zu nehmen.

Erstens, dem Unternehmen wird genug Zeitraum eingeräumt, alle Unterlagen zu sammeln, vorausgesetzt, diese wurden bereits während der einzelnen Steuerperioden korrekt abgelegt und gesammelt.

Wir wurden anfangs Oktober kontaktiert und mussten die Unterlagen bis spätestens Ende November liefern, also gute acht Wochen hatten wir Zeit. Die Revision selber hat anfangs Januar stattgefunden. Manche Unterlagen haben wir in Absprache mit dem Revisor sogar ein wenig später oder gar nicht geliefert. Beispiel, das erste Jahr wurde keine Umsatzabstimmung gemacht, da der Mandant alles selber erledigte und nicht Bescheid wusste. Hier öffne ich eine Klammer: eine Umsatzabstimmung muss zwingend gemäss MWST-Gesetz jährlich vorgenommen werden.

Zweitens, eine Revision ist eine Chance, eventuelle Wissensfehler oder Fehler bei Prozessen für die Zukunft zu korrigieren und auszuschliessen. Oder das Unternehmen erhält die Bestätigung, dass es keine steuerlichen Risiken mitträgt. Oftmals werden dabei auch MWST-Optimierungsmöglichkeiten offenbart.

Drittens, Bussen werden nur ausgesprochen, wenn der Revisor eine bewusste Steuerhinterziehung feststellt. Auf Nachzahlungen kommt einfach das gesetzliche Verzugszins.

Wer gut vorbereitete Geschäftsbücher und lückenlose Belege vorlegen kann, hat wenig zu befürchten. Die Vorbereitung einer MWST-Revision läuft eigentlich täglich, in dem das Unternehmen für eine gut geordnete und richtig geführte Buchhaltung sorgt.

Der Revisor will in erste Linie die Richtigkeit der abgelieferten Umsatzsteuer prüfen. Bei den Vorsteuerabzügen wird v.a. geprüft, ob diese für einen steuerbaren Zweck verwendet wurden. Bspw.: Unternehmer, die Wohnungen an Privaten vermieten, müssen keine Umsatzsteuer abgeben. Dafür dürfen sie die Vorsteuer bspw. einer Rechnung für Küchengeräte in den Wohnungen nicht abziehen.

Weiter wird der Revisor die Leistungen an das Personal prüfen, denn dies ist oft eine Fehlerquelle. Die mittlerweile bekannte private Nutzung des Geschäftsfahrzeugs wird geprüft, aber auch geldwerte Leistungen an das Personal wie bspw. ein Handwerker installiert kostenlos ein Gerät oder eine Anlage bei seinem Mitarbeiter zu Hause.

Das Eigenverbrauch von Produkten ist ein weiteres Thema der Kontrolle und muss sauber abgebildet und verbucht werden, oder die Bezugsteuer.

Bei den Bezugsteuern handelt sich um Dienstleistungen, wie Beratung, Marketing, Onlinekurse aber auch die Lizenzen von in der Schweiz nicht registrierten Unternehmen, die im Ausland bezogen wurden.

Sie haben es richtig verstanden: wenn Ihre Firma Lizenzen für Programme kauft und der Betreiber sich für die Schweizer MWST nicht registriert, dann muss Ihr Unternehmen den Umsatzsteuerbetrag abliefern.

Vor allem dramatisch kann ein Fehler bezüglich Bezugsteuern für Unternehmen sein, die nach Saldosteuersatz Methode abrechnen. Welche Unterlagen müssen zusammengestellt werden? Meistens sind es die folgenden Dokumente:

• MWST-Abrechnungen inkl. Korrektur- und Berichtigungsabrechnungen
• Umsatzabstimmung und Vorsteuerplausibilisierung (Finalisierung)
• MWST-Journale
• Kontendetails der Buchhaltung inkl. Jahresrechnung
• Debitoren- und Kreditorenrechnungen
• Exportnachweise und Einfuhrdokumente
• Berechnungsgrundlagen zu Vorsteuerkorrekturen und -kürzungen
• Berechnungsgrundlagen zu den verbuchten Privatanteilen
• Zusätzliche Unterlagen zu spezifischen Geschäftsfällen (Steuerrulings oder Auskünfte)
• Die Systematisch abgelegte und vollständige Buchhaltungsbelege müssen parat stehen, falls der Revisor den einen oder den anderen Beleg prüfen will.

FAZIT

Wichtig ist, die Belege Tag für Tag zu sammeln und korrekt abzulegen. Nur so wird die s.g. Prüfspur gewährleistet. Die Spezialfälle und die jährliche Umsatzabstimmung lassen Sie am besten durch einen Treuhänder erledigen oder bestätigen. Eine korrekte und transparente Buchführung und Dokumentation sorgt für eine stressfreie und gelassene MWST-Revision.